Die Beschaffung der für Produktion und Betrieb benötigten Roh- und Hilfsstoffe wird bei der Beiersdorf AG in Hamburg strategisch vom Zentraleinkauf für über 100 Tochtergesellschaften erledigt. Bestellungen klassischer Verbrauchsgegenstände wie Büromaterialien wurden von dem damals noch eingesetzten SAP-R/2-System leider nur teilweise abgewickelt. Ein Großteil der Materialien, besonders aus dem C-Teile-Segment, ging an der Erfassung vorbei und wurde konventionell per Papierkatalog und Telefon geordert. Diese Prozesse waren nicht nur mit hohem Aufwand und Kosten verbunden, auch deren Transparenz war äußerst gering, es war nicht einmal bekannt, bei welchem Lieferanten zu welchen Konditionen bestellt worden war. Nachverhandlungen bei Wiederholungsartikeln waren ebenfalls selten. Mit einem elektronischen Beschaffungssystem wollte die Einkaufsleitung nun die Transparenz verbessern, die Durchlaufzeiten des ganzen Prozesses bis zur Warenlieferung verkürzen und die Kosten deutlich verringern.

Das neue System basiert auf der SAP-Beschaffungslösung "Enterprise Buyer Professional", für die zuvor ein elektronischer Katalog im BME-Cat-Format erstellt werden musste. Bei der Katalogsoftware entschied man sich für "Buy Fast" von J-Catalog.

Etwa 30 aller Beiersdorf-Lieferanten waren 2001 E-Procurement fähig, mit Ihnen werden mittlerweile drei Viertel aller Bestellvorgänge abgewickelt. Dabei war es besonders wichtig, dass saubere Daten für den elektronischen Katalog geliefert wurden, denn eine geringe Qualität und falsche Klassifizierungen verursachte für beide Seiten einen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand.

Die Umsetzung des ganzen System auf elektronische Bestellungen dauerte allerdings länger als zuvor erwartet. Zum einen gab es bei Beiersdorf die Umstellung von SAP R/2 auf R/3, was zwar Verbesserungen im System mitbrachte, aber für viel Mehraufwand sorgte. Zum anderen wurde das neue Verfahren nicht sofort von allen Mitarbeitern übernommen. Das lag weniger an der Technik als mehr an der fehlenden Bereitschaft zur Neuorientierung. Trotzdem ließen sich die Prozesskosten pro Bestellposition seit Einführung des System um durchschnittlich 14 Prozent senken. Das klingt zwar nach nicht sehr viel, ist dafür aber realitätsnäher und kann nach vollständiger Umsetzung im Bereich der C-Teile immerhin fast eine Million Euro pro Jahr einsparen..

(Quelle: CYbiz, Oktober 2003, S. 34-35)

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