Insbesondere in der elektronischen Beschaffung ist es wichtig, sich für das richtige Datenformat zu entscheiden, da hier das Risiko einer datentechnischen Sackgasse besonders hoch und die Umstellung eigener Datenbestände teuer ist. Es ist also sorgfältig zu prüfen, welcher Standart künftig in der jeweiligen Branche Bestand haben wird. Abwarten erweist sich häufig als eine schlechte Alternative, so empfiehlt es sich, sich vor einer Investition sorgfältig zu informieren und dann zu entscheiden. Mögliche Schritte, dieses Thema aktiv anzugehen wären:

• Analyse der aktuellen Abläufe im Einkauf und Überprüfung der Controllingkennziffern
  
• Aktive Mitarbeit in entsprechenden Fachgremien (z. B. BME-Arbeitskreise), da eine frühzeitige Auseinandersetzung mit der Thematik später Zeit und Ressourcen spart
  
• Gespräche mit Lieferanten, um die Bereitschaft zur Zusammenarbeit zu prüfen, und, falls positiv, Klärung des gemeinsam zu verwendenden Standards
  
• Suche nach geeigneten Softwareprodukten und Bildung von Einkaufsgemeinschaften, um bessere Konditionen zu erhalten

Bei den verfügbaren Standards sieht die Situation wie folgt aus:

1. Quasi-standardisierte Datenformate

• SAP-Format: große Verbreitung (etwa in 90% aller deutschen Großunternehmen), daher wenig kundenspezifischer Anpassungsaufwand nötig
  
• Tabellenformate (wie *.txt oder *.csv): von jedem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. MS Excel) einlesbar

2. Übertragungsstandards

• HTML: von jedem Browser und praktische jeder Textverarbeitung interpretierbar
  
• XML: eine Erweiterung von HTML, um kommerzielle Daten besser zu übertragen
  
• BMEcat: standardisiertes Austauschformat für Produktkataloge, mittlerweile in ganz Europa üblich

3. Klassifizierungsstandards

Der wichtigste Standard ist hier eCl@ss, der im Gegensatz zu anderen (bspw. ETM in der Elektroindustrie) keine Branchenorientierung besitzt. Bei eCl@ss werden die Materialien in einem hierarchischen Schema nach ihrer Produktcharakteristik und -merkmale für elektronische Kataloge gruppiert. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen stellt jedoch die Klassifizierung sämtlicher Materialien, dem Standard entsprechend, den größten Arbeitsaufwand dar.

Weitere Informationen finden sich unter folgenden Links:

• www.katalogstandard.de
  
• www.w3.org
  
• selfthtml.teamone.de