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E-Procurement: Ein Trend wird erwachsen
Autoren: Thomas Allweyer
Quelle: Beschaffung Aktuell, Nr. 12/2003, S. 33-36
Der größte Teil des vorhandenen Potenzials, das durch die Nutzung von E-Procurement realisiert werden kann, sei noch lange nicht ausgeschöpft. Um dieses Potenzial zu erschließen, ist bei E-Procurement-Projekten, wie bei allen E-Business-Projekten, ein schlüssiges Gesamtkonzept der zentrale Erfolgsfaktor. Das bedeutet, dass E-Procurement nicht die Einführung eines IT-Systems zur Beschaffung gewissermaßen als Selbstszweck bedeutet, sondern dass E-Procurement-Systeme unbedingt in die bestehende Beschaffungsstrategie und die spezifischen Strukturen des Unternehmens einzubetten sind.
Die grundlegende Idee des E-Procurements ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstelle des herkömmlichen, aufwendigen, papierbasierten Beschaffungsprozesses soll ein durchgängiger elektronischer Ablauf treten. Die zentralen Herausforderungen in der Umsetzung der E-Procurement-Idee liegen derzeit in den Bereichen Katalog-Management, Lieferanten-Anbindung, Change Management, Schaffung von Transparenz über das Einkaufsgeschehen, Versorgungssicherheit und Service sowie Entwicklung einer zukunftsfähigen Lösung. Die Auswahl eines geeigneten Partners zur Gestaltung und Implementierung des E-Procurement-Systems ist angesichts dieser Herausforderungen von entscheidender Bedeutung. Es kommt hinzu, dass ein E-Procurement-System dynamisch an die wechselnden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden muss, daher ist eine langfristige Zusammenarbeit mit dem E-Procurement-Partner sehr wichtig. Auf dem Markt gibt es trotz bereits stattgefundener Bereinigung immer noch eine hohe Zahl von Dienstleistern, die IT-Systeme sowie Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen anbieten.
Beim Start eines E-Procurement-Projektes sollten die zukünftigen Ziele und geplanten Entwicklungspfade skizziert und z.B. bei der System- und Partnerauswahl berücksichtigt werden. Wesentliche Entwicklungsrichtungen einer bestehenden E-Procurement-Lösung sind die Integration weiterer Systeme und Prozesse oder die Ausweitung des Produktspektrums in Richtung komplexer Investitionsgüter, Dienstleister und Produktionsmaterialien.
Der Artikel geht ausführlich auf die einzelnen Problembereiche des E-Procurements ein und widmet sich besonders den Themenfeldern des Lieferanten-Managements, der Transparenz, der Kosten-Nutzen-Betrachtung, der Kataloge und der Auswahlkriterien für E-Procurement-Dienstleister. Fazit und Handlungsempfehlung ist: Die wichtigste Aufgabe ist die Entwicklung einer klaren und umfassenden E-Procurement-Strategie, die die gesamte Unternehmensstrategie unterstützt und mit anderen E-Business-Initiativen kompatibel ist. Auf jeden Fall ist ein Gesamtkonzept erforderlich, das klare Ziele für die mittelfristigen E-Procurement-Aktivitäten eines Unternehmens aufzeigt und den zu erwartenden Nutzen definiert. Bei der Realisierung sollte in überschaubaren Schritten vorangegangen werden, mit kleinen Projekten, die jedes für sich bereits einen konkreten und messbaren Nutzen bringen.
