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Erfolgreiche Ansätze zum E-Procurement
Eine große Anzahl von Online-Shops haben sich auf Büroartikel und EDV-Zubehör spezialisiert und sprechen dabei vor allem kleine und mittelständische Unternehmen an. Viele Anbieter beschränken sich auf den Verkauf an Geschäftskunden, da hier die Bestellmengen größer sind und der Aufwand für Bonitätsprüfung und Rechnungsabwicklung geringer ausfällt. Aufgrund dieser Konzentration auf Unternehmer können die Online-Shops spezialisierte Lösungen anbieten, die in unterschiedlichem Maß zur Realisierung der Rationalisierungspotenziale beitragen. Das Angebot reicht von der digitalen Version eines Katalogs, beispielsweise bei Schoenherr oder sehr umfangreich bei mercateo.com, über die Möglichkeit, eigenen Spezialbedarf per Ausschreibung zu publizieren, so bei allago. Letzteres Unternehmen, eine Tochter der Dresdner Bank, bietet darüber hinaus gegen eine monatliche Gebühr ab € 25 die Software-Beschaffungslösung ALLAGOpro an, die es ermöglicht, per Internet die eigene Organisationsstruktur abzubilden. Hierdurch lassen sich hausinterne Budgetrestriktionen und Genehmigungsverfahren automatisieren, und der Beschaffungsprozess wird auf relativ einfache Weise weiter beschleunigt.
Als Alternative bietet OfficeXL aus Essen ebenfalls eine Internet-basierte E-Procurement-Anwendung an, wobei hier jedoch keine monatlichen Gebühren anfallen. OfficeXL.de übernimmt auch gemeinsam mit dem Kunden die erstmalige Einrichtung des Systems, dies ebenfalls kostenlos. Ausprobieren lohnt sich hier auf jeden Fall, denn Spezialwissen auf Seiten des Kunden ist nicht vonnöten, abgesehen von der Kenntnis der eigenen Organisations- und Budgetstruktur.
Da Büroartikel größtenteils hochstandardisiert sind und der Preis zumeist das wichtigste Entscheidungskriterium darstellt, dürfte es für den Kunden wünschenswert sein, sich die Flexibilität des Lieferantenwechsels zu erhalten. Neben den erwähnten großen Online-Shops finden sich eine Reihe kleinerer Anbieter von Büromaterialien und EDV-Zubehör im Internet, die über jede Suchmaschine zu finden sind. Es empfiehlt sich, einige dieser Angebote zu sondieren, und so eine eigene Auswahl von möglichen Shops zu treffen. Hierbei sollte besonders auf die jeweiligen Rabattmöglichkeiten geachtet werden. Staples beispielsweise, ein Büro-Discounter aus den USA, bietet auch in Deutschland unter www.staples.de die Staples Business Card an, die bis zu fünf Prozent Rabatt verspricht.
Autor: Oliver Emrich, 19.05.2006
Kleine und mittlere Unternehmen können mithilfe von E-Business die Prozesse auf Beschaffungs- und Absatzmärkten grundlegend verbessern. Das Netzwerk PROZEUS untersucht solche Prozesse und Standards und bereitet die gewonnenen Ergebnisse speziell für kleine und mittelständische Unternehmen auf.
In einem Pilotprojekt werden Rechnungen zwischen den teilnehmenden Unternehmen elektronisch erstellt und übermittelt. Der Getränkegroßhändler Hahn Getränke Union GmbH hat die elektronische Rechnung in Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten eingeführt und spart sich damit die manuelle Bearbeitung von rund 5.000 Rechnungsbelegen jährlich. Neuer Partner ist nun die Eckes AG. Weiterhin ist die elektronische Übermittlung von Abverkaufsdaten und die Rückverfolgung von Lebensmitteln per Internet geplant. Die Erfahrungen des mittelständischen Unternehmens bei der Nutzung dieser E-Business-Lösungen werden von PROZEUS dokumentiert und können von KMU als Download abgerufen werden.
Das Bestandsmanagement zwischen der Karstadt Warenhaus AG und einem mittelständischen Hersteller für Kulturtaschen, der Enderlein GmbH & Co KG, wird mit einem elektronischen System optimiert. Filial- und Lagerbestände sowie deren Abgänge und geplante Verkaufsförderungsmaßnahmen werden dem Lieferanten des Handelsunternehmens elektronisch übermittelt. Daraufhin steuert der Hersteller den Bestand seiner Produkte in den Filialen. Die Höhe der Bestellmengen wird anhand der Flächenbelegung im Warenhaus berechnet. Weitere Partner von Karstadt sollen nun in das System eingebunden werden und werden ihre Erfahrungen berichten.
Ein Stahlverarbeitungsbetrieb wurde dabei begleitet, wie er einen Online-Shop zum Instrument für effizientere Arbeitsabläufe und einem besseren Kundenservice macht. Kunden und Lieferanten können über Schnittstellen mit dem Warenwirtschaftssystem kommunizieren und Bestellungen auf diese Weise mit ihrem System synchronisieren.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM) - Der Kunde wird König und vier weitere Merkblätter stehen im Download-Bereich von PROZEUS kostenlos zur Verfügung. Anhand jeweils eines Praxisbeispiels werden Themengebiete rund um das E-Business anschaulich dargestellt.
(Quelle: PROZEUS-Newsletter 3/2004)
Bei zahlreichen Einführungen von E-Procurement-Systemen haben sich nicht die erwarteten Erfolge eingestellt. Die Gründe liegen häufig darin, dass nur die Prozesskostenersparnis berücksichtigt wird, andere Folgekosten z.B. für die Pflege von Katalogen und das andauernde Content-Management werden entweder unterschätzt oder gar nicht berücksichtigt - diese gesteigerten Betriebskosten können häufig die Prozesskostenersparnisse aufzehren.
Damit E-Procurement-Strategien erfolgreich sind, müssen diese in ein Gesamtkonzept eingebettet werden, das neben der Software-Implementierung die Beschaffungsstrategie und eine Prozessreorganisation beinhaltet. Ein wichtiger Bestandteil des E-Procurement-Gesamtkonzepts ist die Strategie für das Content-Management: Die Kataloge der Lieferanten müssen in das E-Procurement-System integriert werden und dauerhaft gepflegt und individuell angepasst werden.
Eine E-Procurement-Strategie muss unbedingt auf die Beschaffungsstrategie und die Art der zu beschaffenden Güter abgestimmt werden. Das Verhältnis zwischen dem Wert der beschafften Güter und den Prozesskosten der Beschaffung ist dabei entscheidend für die Eignung einer E-Procurement-Lösung: C-Güter, die nicht in das Endprodukt eingehen und nicht strategisch sind (z.B. Büroartikel und Geschäftsreisen), eignen sich besonders gut, der Wert ist gering und die Prozesskosten relativ zum Wert sehr hoch. Die E-Procurement-Prozesse müssen unbedingt auf die zu beschaffenden Güter ausgerichtet sein - so können die Prozesskosten in einem mittelständischen Unternehen um bis zu 45% gesenkt werden, im RWE-Konzern konnten bei der Beschaffung von C-Gütern sogar 70% der Beschaffungskosten eingespart werden.
E-Procurement kann auch erfolgreich für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (MRO-Güter: Material, Repair, Operations) oder für strategische Güter eingesetzt werden, dazu müssen die Prozesse und Strategien jedoch genau auf die Güter abgestimmt werden, bei MRO-Gütern ist der Wert der Güter relativ zu den Prozesskosten wesentlich höher, außerdem ist bei MRO-Gütern die Sicherstellung der Verfügbarkeit oft wichtiger als die Senkung von Prozesskosten.
Die Deutsche Telekom hat für ihr elektronisches Bestellsystem eBest die Prozesskosten vor und nach Einführung verglichen, die Kosten konnten um 67% gesenkt werden.
(Quelle: Beschaffung aktuell, Nr. 4/2003, S. 50-51)
