Die Felix Schoeller Gruppe mit ihrem Stammsitz in Osnabrück zählt zu den international führenden Anbietern qualitativ hochwertiger Spezialpapiere. Zu den Hauptgeschäftsfeldern gehören neben Fotobasispapieren, Papieren für digitale Bebilderungsverfahren und technischen Spezialpapieren seit 1990 auch Dekorpapiere. Gut 2.500 Mitarbeiter weltweit schätzen die Vorteile des konzernunabhängigen Unternehmens, an dessen Spitze bereits die vierte Familiengeneration steht. Neben der Kontinuität zählt die hohe Innovationskraft bereits seit Gründung im Jahr 1895 zu den herausragenden Stärken von Felix Schoeller. So vertrauen zahlreiche große Kunden auf Schoellers ausgeprägte Spezialpapierexpertise, darunter auch internationale Konzerne wie Kodak, Fuji, Agfa und Konica-Minolta.

'Einfach beschaffen' - so lautet ein ungeschriebenes Gesetz des Einkaufs der Felix Schoeller Gruppe. Gewöhnliche Einkaufsprozesse, insbesondere die von C-Materialien, sollten möglichst unauffällig und ohne großen Zeit- und Kostenaufwand vonstatten gehen. Dies war auch der Grund für die geplante Einführung eines elektronischen Bestellsystems im Jahre 2000. Anders als andere Unternehmen, die sich in dieser sehr frühen Phase des noch jungen E-Procurement-Marktes nach einer elektronischen Einkaufslösung umsahen, war für Felix Schoeller stets die Reduzierung auf das einkäuferisch Sinnvolle wichtig. Auch eine zügige Implementierung galt als Kriterium für die Einführung solch einer Lösung.

Somit war die Devise klar definiert: Das neue System durfte nicht Selbstzweck werden, sondern musste sich den Zielen der Beschaffung im Hause Schoeller unterordnen und damit zielführend im Sinne eines schlanken Einkaufsablaufs werden. So war auch die leichte Bedienbarkeit eine weitere zu erfüllende Grundvoraussetzung. Überdies durfte die Beschaffungslösung keine Insellösung werden, sondern sollte sich möglichst nahtlos an das vorhandene SAP-Warenwirtschaftssystem anbinden lassen.

'CaProfessional läßt sich kinderleicht bedienen und erfüllt dennoch alle wichtigen Kriterien für eine professionelle Einkaufslösung, die sich zudem hervorragend in unsere vorhandene SAP-Infrastruktur einfügt.', so Kelly Mönstermann, mitverantwortlich für die Einführung E-Procurement in der Felix Schoeller Gruppe.

Genau diesen Voraussetzungen konnte Healy Hudson (noch unter dem Namen CaContent), einer der erfahrensten Anbieter von E-Procurement-Systemen, mit seiner Anwendung CaProfessional am besten entsprechen und setzte sich letztendlich als Sieger eines umfangreichen und sorgfältig durchgeführten Auswahlprozesses durch. Nach nur acht Wochen konnte Kelly Mönstermann, die für die Einführung zuständige Projektleiterin von Felix Schoeller, im Juni 2000 erfolgreich die erste elektronische Bestellung tätigen. Kurz nach der Anlaufphase wurden bereits weitere Benutzer freigeschaltet und neue elektronische Kataloge dem Bestellsystem hinzugefügt.

2003: Wechsel auf CaProfessional V3

Anfang des Jahres 2003 stand der erste größere Releasewechsel auf dem Programm. Gewachsene Anforderungen an das Bestellsystem und auch an die Lieferantenintegration ermunterten Felix Schoeller schließlich zu einem Umstieg auf das Flaggschiff der CaContent, auf 'CaProfessional V3', in Kombination mit der Lösung für Katalog- und Lieferanteneinbindung 'CaStaging V3'. Diese Kombination, basierend auf modernster .NET-Technologie von Microsoft, vereinte nun die Abbildung hochentwickelter Einkaufsprozesse mit skalierbarer Softwaretechnologie. Neben der Abbildung des gewöhnlichen Bestellprozesses ist Schoeller mit der neuen Gesamtlösung überdies in der Lage, vollkommen autark die Lieferantenkommunikation zu bewältigen.

Nun wird kein Katalog mehr unbesehen in die Einkaufsplattform eingestellt. Mit Hilfe des neuen sogenannten Stagingsystems werden alle neu vom Lieferanten eingespielten Kataloge zunächst einem ausgefeilten automatischen Qualitätsprozess unterzogen. Standardmäßig besteht diese Kontrollinstanz aus einem Set von gut 40 Einzelabfragen und Regeln, die durchlaufen werden müssen. Diese können auch durch eigene Regeln weiter verfeinert werden. Im Ergebnis können zum Beispiel auf einen Blick versteckte Preisänderungen oder ein unergonomischer Katalogaufbau 'enttarnt' werden - wichtig, um die vereinbarungsgemäße Umsetzung wichtiger Vertragsbestandteile aus der Einkaufsverhandlung mit dem Lieferanten kontrollieren zu können.

Die neue Lösung verfügt nun - neben vielen von Healy Hudson neu entwickelten Modulen - über zahlreiche, durch die langjährige Partnerschaft mit Felix Schoeller eingeflossene Zusatzfunktionen. Highlights sind zum einen die ergonomisch verbesserte Artikelliste, die es zulässt, auch katalogübergreifend Artikel zu vergleichen, zum anderen das neue Warenkorb-Modul. Mit diesem lassen sich nun beliebig viele separate Warenkörbe hochflexibel verwalten.

Eine Besonderheit bei Felix Schoeller ist, dass ausschließlich Fachbesteller auf dieser Plattform zugelassen werden und Bestellungen für das Unternehmen tätigen können. Die aktuell 30 Nutzer können auf gut 10 verschiedene elektronische Kataloge zurückgreifen, die zusammen einen großen Teil der für das Unternehmen relevanten Warengruppen für indirekte Güter abdeckt.

Ein zentraler Aspekt der E-Procurement-Lösung ist die nahtlose Einbindung in die vorhandene SAP-Umgebung. Healy Hudson hat dabei die Einkaufsanwendung über einen Transaktionsserver (Internet Transaction Server) mit dem Materialwirtschaftsmodul SAP MM verknüpft. Dadurch ist das führende SAP-System stets auf dem aktuellen Stand (Bestellobligo, Kreditorenbuchhaltung, etc.) und Rechnungen können automatisch per Gutschriftsverfahren beglichen werden. 'Damit sparen wir nebenbei noch eine Menge Zeit. Und durch die umfangreichen Reportinginstrumente von CaProfessional erweitern wir zudem unser Kontrollinstrumentarium in SAP R/3', bestätigt Kelly Mönstermann die rundum erfolgreiche SAP-Integrationsarbeit von Healy Hudson.

Alles in allem war Felix Schoeller vollauf zufrieden mit dem zügig und glatt verlaufenen Releasewechsel. 'Der Versionswechsel war voll im Plan', so Kelly Mönstermann zufrieden nach der erfolgreichen Abnahme des ehrgeizigen Umstellungsprojektes. Zur Zeit wird geprüft, in Zukunft weitere indirekte Waren, so genannte 'Bestandsgeführte Güter' in den elektronischen Bestellprozess zu integrieren.

(6/2004, Quelle: Healy Hudson GmbH, Mainz-Kastel)

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