Das Unternehmen VICTORVOX AG ist Service-Prvider im Telekommunikationsgeschäft. 250 Mitarbeiter haben den Kundenkontakt professionalisiert. Auf traditionellem Wege kamen Anfragen per Brief, Fax, Telefon oder per E-Mail und wurde anschließend individuell bearbeitet. Dies führte zu langen Liege- und Durchlaufzeiten. Der papierorientierte Workflow mußte dringend reformiert werden, um Geld und Zeit zu sparen.
Im April 2002 führte die VICTORVOX AG ein elektronisches Workflow- und Archivsystem ein. Alle Anfragen werden digitalisiert und in das Workflowsystem mittels Kundennummer eingepflegt und automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Im Anschluß an die Bearbeitung wird jeder Vorgang im Archiv hinterlegt, was eine Fehleranalyse im Nachfassen erheblich vereinfacht.
Das Ziel der Automatisierung, Erhöhung der Transparenz, Fehlerreduzierung und Beschleunigung ist erreicht worden. Die damaligen Durchlaufzeiten konnten um 30 Prozent gesenkt werden. Die elektronische Workflow-Lösung hat feste Regeln der Bearbeitung und Archivierung, um die notwendige Transparenz zu schaffen. Unterschiedliche Zugriffsrechte schützen vor Missverständnissen und Missbrauch. Das Workflow System ermöglicht mehr Qualität in kürzerer Zeit.

(Quelle: Agentur secure-it.nrw.2005, IHK Bonn/Rhein-Sieg, Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes NRW, Presse und Öffentlichkeitsreferat, 2004)

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