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Probleme und Risiken im E-Procurement
Die Beschaffung über E-Procurement findet am häufigsten ihre Anwendung bei der Beschaffung von indirekten Gütern, d. h. Materialien, die nicht direkt in ein Produkt einfließen, aber dennoch einen sehr hohen unterstützenden Stellenwert für Unternehmen haben.
Da der Einkauf den Anfang der Wertschöpfungskette darstellt, ist die Wirtschaftlichkeit von E-Procurement ein sehr wichtiger Faktor. Laut einer Studie der Aberdeen Group kann eine Preisreduktion im Einkauf um 2% zu einer Kostensenkung von 14% für das Endprodukt führen. Mit der Einführung eines E-Procurement-Systems können das Lieferantenmanagement sowie die Lieferantenintegration unterstützt werden. Durch das System in Verbindung mit dem Internet kann beispielsweise eine Lieferantenbewertung durch Anwender oder ein Direktkontakt des Bestellers zum Lieferanten erfolgen. Durch den Wegfall der Zwischenhändler können die Waren außerdem günstiger angeboten werden.
Neben diesen genannten Vorteilen, birgt die Einführung von E-Procurement-Systemen jedoch auch Risiken aus Sicherheits-, Organisations- und Prozesskostenperspektive:
Die Sicherheitsperspektive ist bei der Nutzung des Internets grundsätzlich schwer einzuschätzen. Gerade E-Procurement-Systeme sind ein beliebtes Ziel für Hacker, da hier großer Schaden angerichtet werden kann. Häufig ist die Gefahr, einem Hacker und damit einem Virus zum Opfer zu fallen, hausgemacht, da man innerhalb des Unternehmens zu leichtsinnig damit umgeht. Es werden zu einfache Passwörter gewählt oder es besteht die Möglichkeit, sich betriebsintern illegale Software hochzuladen. Eine wirksame Gegenmaßnahme hierfür ist eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter.
Auch die Organisationsperspektive muss bei der Einführung eines E-Procurement-Systems beachtet werden. Es gilt neue Prozesse festzulegen und neue Strukturen anzupassen. Nicht nur der Einkauf ist von einer Neustrukturierung betroffen, denn es ist ebenso möglich, dass neue Strukturen innerhalb des Rechnungswesens, der Logistik etc. notwendig sind. Durch eine mögliche Angst vor der neuen Technologie oder durch eine eventuelle Ablehnung von Veränderungen können Mitarbeiter aufgrund der Neustrukturierungen demotiviert wirken. Als Gegenmaßnahme kann hier ein z. B. Change Management Programm aufklären. Diese Programme finden mit Hilfe von sogenannten Change-Beratern innerhalb des Unternehmens statt und sollen dabei unterstützen, sich Wissen und Instrumente für die zukünftigen Veränderungen anzueignen und gleichzeitig über das Vergangene zu reflektieren. Eine hohe Veränderungsbereitschaft innerhalb des Unternehmens ist hierfür jedoch Voraussetzung.
Die Prozesskostenperspektive widmet sich der Betrachtung, dass mit der Implementierung von E-Procurement einzelne Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte entweder abgeschafft oder auch vereinfacht werden können. Dies spart sowohl Zeit als auch Kosten. Zudem haben manche Unternehmen das Problem, dass ungefähr ein Drittel der Bestellungen bei indirekten Gütern über den formalen Beschaffungsprozess abgewickelt werden. Dies kann entweder an einer besonderen Dringlichkeit oder auch an Bequemlichkeit liegen. So kommt es vor, dass oft Aufschläge bis zu 30% über dem normalen Preis gezahlt werden. Mit der Einführung von E-Procurement-Systemen und der damit zusammenhängenden Beschleunigung des Beschaffungsprozesses, kann dieses Problem weitgehend ausgeschlossen werden.
(Quelle: Moderne Methoden der Beschaffung - der Einkauf im Wandel)
Autor: Sonja Rodenkirchen, 08.07.2009
Bei der Realisierung von E-Procurement-Projekten wird zu viel vorausgesetzt. Dieser Ansicht ist Nesrin Erdogan, Beraterin bei PwC Consulting (PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung). Lieferanten stellten beispielsweise, so Erdogan, ihre Daten gleich im richtigen Format zur Verfügung. So einfach, wie es sich die meisten vorstellen, sei es allerdings nicht. Dabei sind Kataloge für indirekte Güter wie Büroartikel geradezu prädestiniert. Hier herrscht ein höherer Standardisierungsgrad als bei den direkten Gütern, erläutert Erdogan.
Eine zentrale Frage ist: Wie schafft man Anwenderfreundlichkeit? Wir unterscheiden grundsätzlich drei interne Nutzerprofile, sagt Erdogan. Für den Einkäufer als regelmäßigen und professionellen Anwender sollte ein Katalog im Idealfall ein Abbild des realen Marktes darstellen. Es gibt aber auch sporadische Anwender. Für sie eignet sich eine umfangreiche Auswahlmöglichkeit gleichartiger Produkte nicht. Deshalb sollte eine Vorauswahl getroffen und ein Standardsortiment in einem Katalog zur Verfügung gestellt werden. Die Wiedererkennung führt dazu, dass auch der Laie Produkte schnell findet. Der Administrator schließlich legt Wert auf eine Content-Management-Software mit umfangreichen Funktionalitäten, um den Integrationsprozess der Produktinformationen in den elektronischen Katalog effektiv zu gestalten.
Die Auswahl einer passenden Kataloggesamtlösung ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein E-Procurement-Projekt. PwC Consulting hat einen Wegweiser Katalogmanagement herausgegeben, der hier kostenlos abgerufen werden kann.
Das Ergebnis der Emnid-Studie Virtuelle B-to-B-Marktplätze besagt, dass das Internet für die Informationssuche genutzt wird, für die Ansprache und den Bestellvorgang wird jedoch auf Faxgerät und Telefon zurückgegriffen. Gerade mal sieben Prozent der Befragten nehmen online Kontakt auf und nur drei Prozent bestellen auf diesem Weg.
Als Hinderungsgrunde für den Einkauf per Mausklick wurden
- das eingeschränkte Einkaufsvolumen für neue Lieferanten, das bei 30 Prozent liegt,
- Bedürftigkeit der Zustimmung eines Vorgesetzten ab einer bestimmten Auftragshöhe, sowie
- Bevorzugung der Ablage der Bestellvorgänge in der Registratur
genannt.
Das Ergebnis, dass sich die komplette Geschäftsabwicklung über das Netz bislang nicht durchgesetzt hat, erstaunt umso mehr vor dem Hintergrund der Informaton, dass 84 Prozent der Befragten einen Internetzugang am Arbeitsplatz haben. Das ist eine Steigerung um 17 Prozent innerhalb der letzten sechs Monate.
(Quellen: CYbiz, 10/2002, S. 24; Webtrade 06/2001, S. 17)
Autor: Nicolas Finke, 15.10.2002
