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Zeit nehmen und Zeit sparen mit systematischem E-Mail-Management
Heutzutage ist es in der Regel recht schwierig, einen genauen Überblick über den E-Mail-Posteingang zu behalten. Wichtige E-Mails, aber auch Spam-Nachrichten treffen meist im Minutentakt ein und bringen viele Mitarbeiter durch scheinbar falsche Handhabe aus dem konstruktiven Arbeitsrhythmus.
Die Bearbeitung von E-Mails kann auf diese Art schnell zu einer Last werden und den Arbeitsfluss im Unternehmen bremsen. Die sechs folgenden Tipps können Ihnen helfen, eine systematische Struktur in die Arbeit mit der elektronische Post zu bringen.
Zunächst sollten Sie sich einen Überblick über Ihre neuen E-Mails verschaffen. Lesen Sie alle E-Mails und kategorisieren Sie diese nach ihrer entsprechenden Bearbeitungszeit oder Priorität. Um schnelle Antworten, Terminplanänderungen oder Abspeichern von Anhängen, für deren Bearbeitung Sie weniger als eine Minute brauchen, sollten Sie sich unmittelbar kümmern, um zeitnah auf Anfragen oder Aufträge reagieren zu können. Um dabei nicht aus dem Arbeitstakt zu geraten, ist es empfehlenswert, am Tag nicht häufiger als dreimal Ihre E-Mails abrufen. Verbliebenen E-Mails können in ein "Auftragsbuch" übernommen werden, um zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet zu werden.
Mit Hilfe dieser Bearbeitungsorganisation ist ihr Posteingang laufend geordnet. Treffen Sie unmittelbar eine konkrete Entscheidung, wie sie mit E-Mails verfahren und ihr Posteingang muss nicht als ineffiziente "to-do-Liste" herhalten, die meist schnell ausufert.
Mit der elektronischen Post verhält es sich genau so, wie mit der richtigen Post. Ob sie die entsprechenden Aufgaben persönlich bearbeiten oder delegieren, sollte sofort beim ersten Lesen entschieden werden, um Doppelarbeiten zu vermeiden und Zeit zu sparen.
Seit dem 1. Januar 2007 gehören E-Mails unter bestimmten Voraussetzungen per Gesetz zum Geschäftsschriftverkehr. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, wichtige E-Mails aufzubewahren. Um den notwenigen Überblick zu behalten, können Sie die E-Mails in Ordnern archivieren, die Sie nach Ihren verschiedenen Geschäftsabteilungen, wie Verwaltung, Rechnung oder Marketing benennen. Innerhalb dieser Ordner ist es ratsam, die Dokumente nach Monaten oder Jahren sortieren.
Für den Fall, dass der elektronische Geschäftsverkehr in ihrem Unternehmen regelmäßig stattfindet, sollten Sie für jeden Mitarbeiter eine Standardsignatur anfertigen. Die Standardsignatur beinhaltet für gewöhnlich Firmenname, Anschrift, Rechtsform, Firmensitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführer der Firma.
Sie repräsentieren Ihr Unternehmen mit Ihrem elektronischen Geschäftsverkehr. Deshalb ist es ab einer bestimmten Geschäftsgröße für alle Mitarbeiter empfehlenswert, eine einheitliche Schreibregel einzuführen, die zum Beispiel die Anrede je nach persönlichem Verhältnis zum Adressat und eine Grußformel mit Namen am Schluss der E-Mail enthält.
Eine strukturierte Organisation beim Umgang mit E-Mails und festen Zeiten für die Bearbeitung macht ein systematisches E-Mail-Managment zu einem nützlichen Instrument, mit der sich die tägliche Flut an E-Mails im Unternehmen beherrschen lässt.
Quelle: handwerk magazin, Auflage 10/08, Seite 38-39.
